Le bureau d'assurances Van Dessel (ci-après « le bureau ») respecte scrupuleusement vos droits lors du traitement de vos données à caractère personnel. Le présent document a pour vocation de vous expliquer comment nous collectons, traitons et utilisons vos données à caractère personnel. Il constitue la politique générale du bureau en matière de traitement des données conformément à la législation applicable dont notamment le Règlement général sur la Protection des Données (RGPD.

En tant que courtier d'assurances, le bureau est amené à jouer un double rôle sur le plan du traitement des données. Nous sommes en effet à la fois responsables du traitement et sous-traitants. Nous exerçons le rôle de responsable du traitement lorsque nous traitons des données en notre nom propre et pour notre propre compte. Parallèlement, nous exerçons aussi le rôle de sous-traitant pour les différentes compagnies. Ce qui signifie que nous collectons et traitons également des données à caractère personnel pour les compagnies d'assurances avec lesquelles nous collaborons et dont nous vous présentons et proposons les produits. La présente déclaration abordera uniquement le traitement de vos données en tant que responsable du traitement.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est le Bureau d'assurances Van Dessel, Misstraat 112, 2590 Berlaar, numéro d'entreprise 0446.433.491.

Pour toutes les questions concernant notre politique en matière de respect de la vie privée, vous pouvez nous contacter auprès de notre Data Protection Officer à l'adresse privacy@vandessel.be ou en envoyant un courrier au Bureau d’assurances Van Dessel, à l’attention du Data Protection Officer, Misstraat 112, 2590 Berlaar. Pour les questions dépassant le cadre d'une simple demande de renseignements, nous pourrons vous demander de bien vouloir vous identifier, de manière à être certains que nous fournissons les informations et données demandées à la bonne personne.

Quand notre bureau collecte-t-il et traite-t-il des données ?

Le bureau collecte et traite des données vous concernant lorsque vous nous contactez dans le but d'obtenir un conseil concernant des contrats d'assurance, pour une présentation ou une proposition de contrats d'assurance, pour effectuer un travail préparatoire dans l'optique de la conclusion de contrats d'assurance et pour la souscription proprement dite des contrats d'assurance. Vous pouvez par ailleurs aussi faire appel à nos services ou nous contacter pour vous assister dans la gestion et l'exécution des contrats d'assurance que vous avez conclus. Même si vous nous contactez de toute autre manière, nous serons amenés à (contraints de) traiter vos données. Enfin, il est également possible que nous obtenions des données vous concernant auprès de tiers et que nous les utilisions pour vous approcher dans le but de conclure un contrat par notre intermédiaire.

Quelles données notre bureau collecte-t-il et traite-t-il ?

Le bureau collecte et traite les données que vous nous avez communiquées à la suite du contact que vous avez eu avec le bureau, comme votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail et des données professionnelles comme le nom de votre entreprise et votre numéro de TVA. Il peut aussi s'agir de toutes les données nécessaires afin de pouvoir évaluer vos besoins en assurances. Il s'agira alors notamment de données concernant votre logement (dans le cadre d'une assurance incendie), de vos données financières (dans le cadre d'une assurance placement) et de vos données médicales (dans le cadre de l'assurance santé). Vos données sont uniquement traitées dans le cadre de l'assurance pour laquelle vous avez fait appel à nous, à moins que vous en décidiez autrement et que vous nous notifiez votre décision.

Nous collectons ces données lorsque vous complétez manuellement ou électroniquement nos documents et formulaires. Des cookies sont également utilisés lors de votre visite éventuelle sur notre site web. Pour davantage d'informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre politique en matière de cookies.

Quelles sont les finalités pour lesquelles notre bureau collecte et traite des données ?

Les finalités pour lesquelles nous traitons des données sont de nature diverses et sont exposées ci-dessous.

Nous traitons les données de nos clients dans le cadre de la gestion des clients, en l'occurrence pour l'acceptation, la gestion et la souscription de contrats d'assurance ainsi que pour la promotion d'autres produits et services de notre bureau proprement dit. Ces traitements sont principalement fondés sur la relation contractuelle avec nos clients mais aussi, dans la mesure où il s'agit de prospection, sur votre accord formel.

Pour ce qui est des fournisseurs, nous traitons ces données dans le cadre de notre gestion des fournisseurs et sur la base de la relation contractuelle que nous entretenons ou construisons avec nos fournisseurs.

S'il s'agit de prospects, c'est-à-dire des personnes physiques qui ne sont pas (encore) clientes de notre bureau, nous traitons ces données à des fins de marketing direct sur la base de notre intérêt légitime d'entreprendre. Aux prospects que nous approchons par e-mail, nous demandons leur autorisation formelle d'encore pouvoir les approcher à l'avenir. Les prospects qui sont approchés par lettre sont invités à cocher une clause d'opt-out s'ils ne souhaitent plus que nous les approchions encore à l'avenir.

Pour ce qui concerne nos collaborateurs, nous traitons les données à des fins telles que la gestion du personnel et l'administration des salaires.

Pour ce qui est du présent site web, nous en déterminons autant que possible le contenu et la convivialité en fonction de vos besoins et souhaits en tant qu'utilisateur. Nous traitons par ailleurs vos données afin de nous conformer aux obligations qui découlent de la mise à disposition d'un site web et de son contenu et afin de vous permettre d'utiliser les applications interactives et autres services proposés sur ce site web.

Sur quelles bases notre bureau collecte-t-il et traite-t-il des données ?

Nous collectons et traitons en principe vos données sur la base de la relation contractuelle qui nous unit à la suite de votre demande dans le cadre d'un besoin d'assurance et de la ou des conventions qui en découlent, ainsi qu'à la suite d'une demande de vous assister dans la gestion et le suivi des contrats d'assurance que vous avez souscrits.

Lorsque le traitement n'est pas nécessaire à l'exécution de la relation contractuelle, il est alors fondé sur nos intérêts légitimes en tant qu'entreprise, et plus particulièrement sur la liberté d'entreprise et d'information. Dans ce cas, nous veillons alors toujours à préserver l'équilibre entre vos besoins et les nôtres, par exemple en vous accordant un droit d'opposition.

S'il s'agit de données relatives à la santé ou de données dites sensibles, nous sommes uniquement autorisés à traiter vos données à caractère personnel moyennant votre accord formel. Celui-ci vous est demandé au moment où vous devenez client de notre bureau. S'il ne vous a pas encore été demandé, nous vous demandons de nous le signaler afin que nous puissions faire le nécessaire à cet effet.

Les données sont-elles communiquées à des tiers ?

Vos données sont principalement traitées en interne. Il n'empêche qu'elles doivent aussi être communiquées à la compagnie d'assurances avec laquelle vous souscrivez in fine le contrat.

Il est aussi possible que nous fassions appel à des tiers pour la prestation ponctuelle de certains services. Dans ce cas, vos données pourront être communiquées à ces tiers, mais uniquement concernant le service en question et toujours sous le contrôle de notre bureau.

Il peut également arriver que nous soyons soumis à une obligation légale de communiquer certaines données. Tel est par exemple le cas lorsque nous y sommes contraints par une loi ou par un pouvoir public ayant le droit de nous demander la communication de certaines données.
Vos données ne sont en principes pas communiquées à des pays tiers ou à des organisations internationales.

Vos droits

La réglementation vous accorde divers droits destinés à vous offrir une protection suffisante.

Vous pouvez, à tout moment, vous opposer à l'utilisation de vos données par notre bureau à des fins de marketing direct. Si vous souhaitez rester informé(e) des offres de notre bureau, vous pouvez nous le signaler à l'adresse communicatie@vandessel.be ou en cochant une case en regard de l'information qui vous sera communiquée à des occasions spécifiques.
Vous pouvez à tout moment prendre connaissance des données que nous traitons vous concernant et, si nécessaire, les faire corriger. Vous disposez en outre du droit de faire effacer vos données, du droit à la limitation du traitement, du droit à la portabilité des données, du droit d'opposition, du droit de ne pas faire l'objet d'une décision basée uniquement sur le traitement automatisé, y compris le profilage et du droit de retirer votre consentement. Pour exercer ces droits, il vous suffit d'adresser votre demande auprès de notre Data Protection Officer à l'adresse privacy@vandessel.be ou en envoyant un courrier au Bureau d’assurances Van Dessel, à l’attention du Data Protection Officer, Misstraat 112, 2590 Berlaar, en joignant une preuve d'identité. Cette demande est destinée à éviter toute communication de vos données à une personne non autorisée.

En cas de désaccord de votre part concernant la manière dont nous traitons vos données, il vous est loisible de déposer une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles. Vous pouvez également y adresser toutes vos questions générales concernant le traitement et la protection des données à caractère personnel.

Modifications

Notre bureau se réserve le droit de modifier la présente déclaration ou la présente politique. Les modifications seront portées à la connaissance des utilisateurs via le site web.


23/05/2018 (version 0.2)

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